Confidentialité
POLITIQUE À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la
« Politique ») énonce comment la Société québécoises des médecins de soins palliatifs (SQMDSP) recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la société » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
1. PROPOS DE NOUS
Voici nos informations d’identification complètes :
Société québécoise des médecins de soins palliatifs 1000, rue Chabot
St-Mathieu-de-Beloeil, Qc, J3G 0R8
N’hésitez pas à communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir
concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels. À la SQMDSP, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est de facto la personne occupant le poste de trésorier.
Pour joindre le responsable de la protection des renseignements personnels par courriel, veuillez adresser votre question ou votre demande au :
en spécifiant ‘Protection des renseignements personnels’ dans l’objet de votre message. Votre question sera acheminée à qui de droit.
Au sein de la SQMDSP, nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Sous l’autorité de l’exécutif de la société, une firme d’adjoint administratif veille à ce que les règles propres à la protection des renseignements personnels soient instaurée et qu’elles soient comprises par l’ensemble du personnel.
Nous sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels à bien comprendre l’importance de protéger les renseignements personnels, notamment grâce aux informations que donnent le Collège des médecins du Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec et certaines associations médicales.
2. DÉFINITIONS IMPORTANTES
Dans la Politique, on entend par :
« Incident de confidentialité »
-
l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel;
-
l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel;
-
la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou
-
la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
3. COMMENT ALLONS-NOUS TRAITER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Comment collectons-nous vos renseignements personnels ?
Principalement à l’aide des formulaires d’adhésion compilés annuellement.
Par les données d’inscriptions aux ateliers des classes de maître donnés annuellement au congrès de l’AQSP.
Les adresses courriel des finissants des programmes avancés de soins palliatifs peuvent être transmis avec leur accord.
Quels renseignements personnels collectons-nous ?
Coordonnées personnelles (nom, adresse, courriel), affiliation professionnelle (adresse du lieu de pratique et type d’installation). Travail à temps partiel ou à temps complet en soins palliatifs.
Pour les membres du conseil d’administration et du comité exécutif : nom, adresse, courriel. Ces données sont transmises au Registre des entreprises.
Les renseignements bancaires (numéro de compte ou de carte de crédit) ne sont pas conservés, s’agissant d’une utilisation unique lors du paiement de la cotisation. Le site Paypal dispose lui-même une politique de protection des renseignements personnels.
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ?
Directement auprès des membres.
De la part des directeurs de programmes de compétences avancés en soins palliatifs, sur accord des résidents.
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ?
Afin de vous représenter auprès des instances concernées par l’amélioration de l’exercice de la médecine palliative.
Afin de brosser un portrait de la situation de dispensation de services de soins palliatifs auprès de la population québécoise.
Afin de vous transmettre des invitations aux assemblées, midi- causerie, activités de formation continues.
Afin de vous sonder sur différents sujets touchant aux soins palliatifs (ex. analyse de projet de loi, entrevue médiatique, prise de position sur des enjeux d’actualité)
Afin d’avoir une idée de la représentativité de nos membres et pour agir de manière transparente.
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ?
Vous pourrez agir comme membre anonyme de la SQMDSP, mais ne pourrez être invité aux activités de formations continues ou aux sondages.
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ?
Les données qui pourraient être transmises sont anonymisées. (Ex. il est possible de savoir combien de médecins sont membres et de quelles régions ils proviennent, mais en aucun cas vos coordonnées ne seront transmises à un tiers.)
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels ?
Les coordonnées des membres seront disponibles pour la firme agissant comme adjoint administratif pour l’inscription comme membres, notamment pour l’émission de reçu fiscaux.
Les adresses courriel seront incluses dans une liste de diffusion pour vous transmettre des informations sur les activités de la SQMDSP. Elles seront utiles pour vous relancer au terme de votre inscription comme membre.
Pour le conseil d’administration et pour le comité exécutif : nom, photographie et courte biographie seront disponibles sur le site web.
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ?
Tant que vous adhérerez comme membre de la SQMDSP. À moins que vous ne demandiez le retrait de votre adresse courriel de la liste de diffusion.
En cas de non-renouvellement d’adhésion, les données ne seront plus utilisées après 24 mois (elles pourraient servir à faire un rappel d’adhésion en cas d’oubli durant cette période.)
En cas de non-renouvellement, vos données seront néanmoins archivées pendant sept ans pour des questions fiscales.
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ?
Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut).
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ?
Nous conservons vos renseignements personnels dans le système informatique de notre fournisseur de service administratif, lequel est soutenu par la plateforme Cellforce. La firme doit d’ailleurs se conformer aux normes de protection des renseignements personnels.
Il en est de même pour les membres du conseil d’administration et du comité exécutif.
Le secrétaire de la SQMDSP a droit de regard sur ces informations étant donné son rôle.
4. QUELS PRODUITS TECHNOLOGIQUES UTILISONS-NOUS
Microsoft / Outlook 365 / Sharepoint
(Word, Excel, FORMS, PPT)
Traitement de texte, Chiffrier
et budget, Partage de formation, Sondage
Paypal
Transaction pour les frais d’adhésion
Wix
*Popup activé pour la gestion des cookies
Site web
5. MESURES DE SÉCURITÉ ET RISQUES INHÉRENTS
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.
6. VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS TRANSFÉRÉS À L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC ?
Nous ne transférerons pas vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec. En revanche, les données démographiques anonymisées du groupe pourront être transmises dans l’objectif d’améliorer les conditions d’exercice des médecins de soins palliatifs et/ou d’améliorer l’accès aux soins palliatifs au Québec. (Ex. Société canadienne de médecine palliative)
7. QUELS SONT VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
-
Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
-
Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
-
Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus. Le cas échéant, vous ne pourrez être tenus informés des activités de la SQMDSP.
-
Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
-
Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d'accès à l'information du Québec (gouv.qc.ca)
-
Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.
Vous trouverez notre procédure de traitement des plaintes liées à la protection des renseignements personnels en cliquant-ici!
8. COMMENT UTILISONS-NOUS LES TÉMOINS DE NAVIGATION?
Vous nous partagez également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet. Afin de vous offrir une expérience de navigation optimale sur notre site Internet, nous utilisons des témoins de connexion (aussi connus sous le nom de cookies).
Ces fichiers sont utilisés à diverses fins, par exemple pour adapter dynamiquement le contenu du site à vos habitudes de navigation :
-
Des témoins de performance pour nous permettre d’en savoir plus sur la façon dont les utilisateurs utilisent le site, afin d’être en mesure d’y apporter des modifications et des améliorations, si nécessaire;
-
Des témoins de ciblage nous permettant de suivre les sites que vous avez visités afin de mesurer l’efficacité de nos campagnes de promotion, de sollicitations ou autres événements.
Notre organisation utilise les services de sites Internet tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir ses contenus et ses offres.
Lorsque vous visitez notre site Internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur notre site Internet et ailleurs sur Internet.
Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt.
La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les témoins. Vous pouvez en refuser l’utilisation en modifiant les paramètres appropriés de votre navigateur. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
Sachez toutefois que nous avons activé sur notre site web la fonctionnalité balisant la collecte des témoins de navigation.
Les voici :
TÉMOINS OBLIGATOIRES
hs
First-Party
Expiration : Session
Pour des raisons de sécurité
XSRF- TOKEN
First-Party
Expiration : Session
Aide à la sécurité du site pour prévenir des attaques
bSession
First-Party
Expiration : 30 minutes
Utilisé pour paramétrer l’efficacité du site
ssr-caching
First-Party
Expiration : 14 sec.
Indique comment le site a été rendu
TÉMOINS SPÉCIFIQUES
svSession
First-Party
Expiration : 1 an + 1 ms
Identifie les visiteurs uniques et leur navigation sur le site
9. SITES DE TIERS
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.
Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
10. DÉCISIONS ENTIÈREMENT AUTOMATISÉES
Nous n’avons recours à aucune technologie qui prend des décisions de manière automatisée sur base de renseignements personnels.
11. TECHNOLOGIES D’IDENTIFICATION, DE PROFILAGE, OU LOCALISATION
Nous n’utilisons aucune technologie qui utilise des renseignements personnels à des fins d’identification, de profilage ou de localisation.
12. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels sont détruits selon les règles prévues par la réglementation édictée par les lois applicables au Québec quant à la gestion des ressources humaines et par les lois applicables au Québec pour la protection des renseignements personnels.
13. COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Nous comptons réviser la Politique aux deux ans, afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.
La firme administrative supportant la société effectue une vigie des processus entourant la Loi sur la protection des renseignements personnels et nous informera des modifications à y apporter le cas échéant.